Espaces de travail d’équipe pour codes QR

Comment les espaces de travail sont organisés

Chaque compte commence avec un espace de travail personnel, créé à l’inscription, et le sélecteur d’espace de travail fait passer la session d’un espace à l’autre parmi ceux dont le compte est membre. Une fois propriétaire d’un espace, pour en créer un autre, il faut être propriétaire d’un espace de travail sur l’offre Team. Chaque page n’affiche que les codes, les scans, les règles, les étiquettes et les domaines de l’espace sélectionné, et un code d’un autre espace renvoie une réponse « introuvable ».

Un espace de travail compte deux rôles. Le propriétaire ajoute et retire les membres, vérifie les domaines, crée et révoque les clés API et les webhooks, et modifie l’offre. Le membre travaille avec les codes, les étiquettes et les scans de l’espace et peut consulter les listes de clés et de webhooks, sans pouvoir les modifier. Le dernier propriétaire ne peut pas quitter l’espace : un espace de travail n’est donc jamais laissé sans personne capable de l’administrer.

Les membres rejoignent l’espace par leur adresse e-mail. Vous saisissez l’adresse d’un compte existant, et la personne est ajoutée immédiatement. L’application n’envoie aucune invitation par e-mail : un collègue doit donc d’abord créer son compte. Chaque espace de travail dispose aussi de son propre abonnement : un nouvel espace démarre sur l’offre Gratuite jusqu’à ce qu’il soit abonné à l’offre Team.

Comment configurer un espace de travail d’équipe

1. 01

   Créer l’espace de travail

   Ouvrez la page de création d’espace de travail et donnez-lui un nom d’au plus soixante caractères. Abonnez-le ensuite à l’offre Team depuis la page de facturation : les membres, les domaines, les clés API et les webhooks dépendent tous de l’offre de l’espace où ils sont utilisés.

2. 02

   Ajouter des membres par e-mail

   En tant que propriétaire, ouvrez la page des membres et saisissez l’adresse e-mail d’un compte déjà existant. L’application ajoute aussitôt cette personne comme membre. Si aucun compte n’utilise cette adresse, la page le signale et rien n’est envoyé. Les membres peuvent quitter l’espace à tout moment, et les propriétaires peuvent retirer n’importe quel autre membre.

3. 03

   Organiser avec les étiquettes et la recherche

   Ajoutez à chaque code jusqu’à dix étiquettes séparées par des virgules, de trente caractères au maximum chacune. La recherche de la liste des codes porte sur les noms, les contenus et les slugs, et les étiquettes sont réutilisées au sein de l’espace : promo et été désignent donc toujours la même chose. L’export CSV respecte la même recherche et le même filtre d’étiquette, ce qui permet de ne remettre à un client que ses propres codes.

Où les espaces de travail d’équipe s’imposent

• Agences avec plusieurs clients

  Créez un espace de travail par client, chacun avec son propre domaine et sa liste de membres. Un graphiste qui travaille pour un client ne voit que les codes, les scans et les étiquettes de ce client, et les codes des autres espaces n’apparaissent pas.

• Chaînes avec des responsables régionaux

  Le siège conserve l’espace de travail de la marque, tandis que chaque région gère ses propres codes et ses membres. Des étiquettes comme le nom de la région gardent chaque liste facile à rechercher, et le propriétaire régional administre le domaine local.

• Entreprises d’événementiel qui gèrent plusieurs événements

  Donnez à chaque événement son propre espace de travail, son propre domaine et une courte liste de membres. Une fois l’événement terminé, ses codes restent en place et les scans demeurent disponibles pour le rapport.

• Ateliers d’impression avec de nombreux clients

  Un atelier d’impression qui fabrique des cartes pour de nombreux clients peut séparer les commandes. Des étiquettes pour le numéro de commande et le lot d’impression permettent de retrouver rapidement les codes à réimprimer.

• Entreprises qui vendent deux marques

  Un même compte peut gérer deux marques. Chaque marque dispose d’un espace de travail, et les personnes qui travaillent sur une marque ne sont ajoutées comme membres que là : elles ne voient jamais les supports de l’autre.

Conseils pour gérer plusieurs espaces de travail

Prévoyez la répartition avant le premier code

Un code appartient à un seul espace de travail, et un domaine ne peut être choisi que par les codes de son propre espace. Décidez d’abord de la répartition par marque ou par client, car déplacer un code vers un autre espace n’est pas une fonction de l’application.

Désignez un second propriétaire

Chaque espace de travail doit avoir au moins un propriétaire, et le dernier propriétaire ne peut pas quitter l’espace. Avant que l’unique propriétaire d’un espace client ne s’en éloigne, ajoutez un second propriétaire, afin que quelqu’un puisse toujours modifier les membres et les domaines.

Tenez compte de la limite de membres sur les offres inférieures

Les offres qui n’incluent pas les membres n’acceptent qu’une seule personne. Ajouter un deuxième membre à un espace sur l’offre Gratuite ou Pro est refusé, avec un message qui indique l’offre nécessaire. Un passage à une offre inférieure ne retire jamais les membres existants, mais vous ne pouvez pas en ajouter tant que l’offre ne le permet pas.

Prévoyez une étape d’invitation manuelle

L’application ajoute les personnes à partir de l’adresse e-mail d’un compte existant : convenez donc avec le nouveau membre qu’il doit d’abord s’inscrire. Si le propriétaire a saisi une adresse avant que le compte n’existe, il devra la saisir à nouveau une fois le compte créé.

Questions sur les espaces de travail d’équipe