Team-Workspaces für QR-Codes

So sind Workspaces aufgebaut

Jedes Konto beginnt mit einem persönlichen Workspace, der bei der Registrierung angelegt wird. Über den Workspace-Umschalter wechselt die Sitzung zwischen den Workspaces, in denen das Konto Mitglied ist. Ein weiterer Workspace setzt voraus, dass Sie bereits einen Workspace im Team-Tarif besitzen. Jede Seite zeigt nur die Codes, Scans, Regeln, Tags und Domains des gewählten Workspaces. Ein Code aus einem anderen Workspace ergibt die Meldung „nicht gefunden“.

Ein Workspace kennt zwei Rollen. Ein Inhaber fügt Mitglieder hinzu und entfernt sie, bestätigt Domains, erstellt und widerruft API-Schlüssel und Webhooks und ändert den Tarif. Ein Mitglied arbeitet mit den Codes, Tags und Scans des Workspaces und kann die Listen der Schlüssel und Webhooks einsehen, aber nicht ändern. Der letzte Inhaber kann den Workspace nicht verlassen, sodass ein Workspace nie ohne Person bleibt, die ihn verwalten kann.

Mitglieder werden über ihre E-Mail-Adresse hinzugefügt. Sie geben die Adresse eines bereits bestehenden Kontos ein, und die Person wird sofort aufgenommen. Die App verschickt keine Einladungs-E-Mail, daher muss sich ein Kollege zuerst registrieren. Jeder Workspace hat zudem ein eigenes Abonnement. Ein neuer Workspace startet deshalb im Free-Tarif, bis er für Team abonniert wird.

So richten Sie einen Team-Workspace ein

1. 01

   Legen Sie den Workspace an

   Öffnen Sie die Seite für neue Workspaces und geben Sie dem Workspace einen Namen mit bis zu sechzig Zeichen. Abonnieren Sie ihn danach auf der Abrechnungsseite im Team-Tarif, denn Mitglieder, Domains, API-Schlüssel und Webhooks hängen alle vom Tarif des Workspaces ab, in dem sie genutzt werden.

2. 02

   Fügen Sie Mitglieder über ihre E-Mail-Adresse hinzu

   Öffnen Sie als Inhaber die Mitgliederseite und geben Sie die E-Mail-Adresse eines bereits bestehenden Kontos ein. Die App nimmt diese Person sofort als Mitglied auf. Nutzt kein Konto die Adresse, meldet die Seite das, und es wird nichts verschickt. Mitglieder können jederzeit austreten, und Inhaber können alle anderen entfernen.

3. 03

   Ordnen Sie Codes mit Tags und der Suche

   Geben Sie jedem Code bis zu zehn durch Kommas getrennte Tags mit jeweils höchstens dreißig Zeichen. Die Suche in der Codeliste findet Namen, Inhalte und Slugs. Tags werden innerhalb des Workspaces wiederverwendet, sodass „promo“ und „summer“ immer dasselbe bedeuten. Der CSV-Export berücksichtigt dieselbe Suche und denselben Tag-Filter. So lässt sich einem Kunden leicht nur seine eigenen Codes übergeben.

Wo Team-Workspaces passen

• Agenturen mit mehreren Kunden

  Legen Sie für jeden Kunden einen Workspace an, jeweils mit eigener Domain und eigener Mitgliederliste. Ein Gestalter, der für einen Kunden arbeitet, sieht nur dessen Codes, Scans und Tags. Codes aus den anderen Workspaces erscheinen nicht.

• Filialketten mit regionalen Verantwortlichen

  Die Zentrale führt den Marken-Workspace, während jede Region eigene Codes und Mitglieder behält. Tags wie der Name der Region machen jede Liste leicht durchsuchbar, und der regionale Inhaber verwaltet die lokale Domain.

• Eventagenturen mit mehreren Veranstaltungen

  Geben Sie jeder Veranstaltung einen eigenen Workspace, eine eigene Domain und eine kurze Mitgliederliste. Ist die Veranstaltung vorbei, bleiben ihre Codes bestehen, und die Scans stehen weiterhin für den Bericht zur Verfügung.

• Druckereien mit vielen Kunden

  Eine Druckerei, die Karten für viele Kunden fertigt, kann die Aufträge getrennt halten. Tags für Auftragsnummer und Druckcharge helfen, schnell die Codes zu finden, die erneut gedruckt werden müssen.

• Unternehmen mit zwei Marken

  Ein Konto kann zwei Marken betreiben. Jede Marke erhält einen Workspace, und die Personen, die an einer Marke arbeiten, werden nur dort als Mitglieder aufgenommen. So sehen sie das Material der anderen Marke nie.

Tipps für den Betrieb mehrerer Workspaces

Planen Sie die Aufteilung vor dem ersten Code

Ein Code gehört zu genau einem Workspace, und eine Domain können nur Codes des eigenen Workspaces wählen. Legen Sie die Aufteilung zuerst nach Marke oder Kunde fest, denn das Verschieben eines Codes in einen anderen Workspace bietet die App nicht.

Benennen Sie einen zweiten Inhaber

Jeder Workspace braucht mindestens einen Inhaber, und der letzte Inhaber kann nicht austreten. Bevor der einzige Inhaber eines Kunden-Workspaces ausscheidet, fügen Sie einen zweiten Inhaber hinzu, damit weiterhin jemand Mitglieder und Domains ändern kann.

Beachten Sie die Mitgliederbegrenzung niedrigerer Tarife

Tarife ohne Mitgliederfunktion lassen nur eine Person zu. Ein zweites Mitglied in einem Free- oder Pro-Workspace wird abgelehnt, und die Meldung nennt den erforderlichen Tarif. Ein Downgrade entfernt bestehende Mitglieder nie, weitere können Sie aber erst hinzufügen, wenn der Tarif es erlaubt.

Rechnen Sie mit einem manuellen Einladungsschritt

Die App fügt Personen über die E-Mail-Adresse eines bestehenden Kontos hinzu. Vereinbaren Sie deshalb mit dem neuen Mitglied, dass es sich zuerst registriert. Hat der Inhaber eine Adresse eingegeben, bevor das Konto existierte, muss er sie erneut hinzufügen, sobald das Konto besteht.

Fragen zu Team-Workspaces